Symptom

Kunden har mailat en Outlook-mottagare privat (t.ex. testat med sin egen @hotmail.com) och sett att kampanjmailet landat i spam. Panik.

Trolig orsak

Outlook/Microsoft använder aggressivare spam-filter än Gmail. Vanliga triggers:

  1. Nyprovisad domän med kort historik — normalt första 30-60 dagarna
  2. SmartScreen-detection — Outlook AI som lär sig över tid
  3. För säljigt språk — “gratis”, “erbjudande”, “!!!”, “URGENT”
  4. Länkar till nya domäner — Outlook straffar okända link-domäner
  5. För få/många länkar — helt utan länkar också misstänkt

Steg för att fixa

  1. Bekräfta problemet: kör inbox-placement-test till Outlook-seed-adresser - Under 50 % inbox på Outlook = problem - Över 70 % = normalt, ett enskilt test kan slumpa fel

  2. Registrera hos Microsoft SNDS: - postmaster.live.com → registrera avsändande IP - Ger insyn i reputation-score enligt Microsoft - Tar 24-72 h att synas

  3. Registrera hos Microsoft JMRP: - postmaster.live.com/JMRP → junk mail reporting - Får rapporter när mottagare markerar som spam - Vi kan då justera copy proaktivt

  4. Kolla copy för Outlook-triggers: - Radera ord: gratis, erbjudande, unik, exklusiv, urgent, viktigt, missa inte - Radera: överdrivna utropstecken, versaler, färgat font - Länkar: max 1-2 per mail, till er egen domän eller Google Drive/OneDrive - Bilder: 0-1 max, inte som första element

  5. DKIM extra-kritisk för Outlook: - Kolla att DKIM verkligen valideras (använd mail-tester.com) - Score under 8/10 → fixa vad rapporten säger - DKIM key-length ska vara 2048 bit (inte 1024)

  6. DMARC alignment: - Kolla att From-domän matchar DKIM d= parameter - Vi kör alltid strict alignment — ska stämma automatiskt

  7. Om allt ovan OK men fortfarande spam: vi behöver bygga upp Microsoft-reputation över tid - Reducera volym till Outlook-mottagare första 2 veckorna - Öka gradvis när inbox-rate klättrar - Realistiskt att komma till 80 % inbox tar 4-6 veckor för ny domän

När ska kunden kontakta Jimmy

  • Direkt om ett viktigt lead hamnat i spam och de vill följa upp specifikt
  • Om testresultat visar under 50 % inbox på Outlook — Jimmy tar ansvar, action-plan inom 24 h

Anteckningar

Warmup är designat för att minimera detta problem. Om det ändå händer på ny kund efter warmup — troligen språk-problem i copy.

Referenser