Symptom
Prospect har mailat kunden och begär utdrag på all data kunden har om personen. Kunden ringer, vet inte vad de ska göra.
Trolig orsak
Personen utnyttjar sin rätt enligt GDPR Art 15. Vanligtvis inte förargat — bara nyfiken eller kollar sina personuppgifter över lag. Ibland som första steg innan opt-out eller klagomål.
Steg för att fixa
-
Ring kunden och lugna: - “Det här är rutinärende — vi har mall och process” - “Ni har 30 dagar att svara — massa tid” - “Vi genererar utdraget åt er automatiskt”
-
Generera utdrag i portalen: -
admin.nordleads.se/tenants/{id}/gdpr/registerutdrag/new- Skriv in prospekt-mail eller person-namn + bolag - Systemet samlar:- Kontaktuppgifter vi har (namn, mail, titel, bolag, telefon om finns)
- Källa på uppgifterna (databas + datum för scrape)
- Alla mail vi skickat till personen (datum + subject)
- Alla svar från personen
- Öppningar, klicks
- Opt-out-status
- Vilken kampanj
- Rättslig grund (Art 6(1)(f) med intressebalansering)
- Lagringstid (kvar tills opt-out + logg 3 år)
- Server-plats (EU, Hetzner Helsingfors)
- Personuppgiftsbiträde (NordLeads AB)
-
Formatera som PDF: - “Registerutdrag enligt GDPR Art 15 för {namn}” - Läsvänligt, inte tekniskt - Skickas till kund för deras signering - Kund vidarebefordrar till prospekten
-
Skicka inom 20 dagar (buffert innan 30-dagarsgränsen)
-
Om prospekten efter utdraget begär radering (Art 17): - Se Immediate data deletion - Skiljs från utdrags-begäran — separat rätt
Snabb-svar till kund
“Standardärende — vi genererar utdraget åt er. Ni får PDF att signera och skicka vidare. Räkna 3-5 arbetsdagar från idag.”
När ska kunden kontakta Jimmy
- Alltid vid GDPR-utdragsbegäran
- Inom 24 timmar från begäran mottagen
- Aldrig svara prospekten själva utan att vi hjälpt formulera
Anteckningar
Registerutdrag är gratis första gången. Vid uppenbart missbruk (samma person begär utdrag varje månad) kan vi ta avgift enligt GDPR Art 12.5. Aldrig göra utan Jimmy-approval.